Underlätta livet/arbetet

Skivbolaget drivs på fritiden, precis som webbyrån, hockeyintresset, datorspelen, utbildningen och hushållssysslor. Mitt vuxenjobb, inklusive pendling, tar ca 50 timmar i veckan, och då gäller det ju att försöka underlätta och effektivisera både jobb och liv. Jag tänkte dela med mig av lite tips.

Inbox Zero

Inbox Zero är ett arbetssätt som går ut på att försöka hålla inboxen på mailen tom. Jag har försökt detta vid några tillfällen, men alltid misslyckats. För en tid sedan fick jag dock ett tips som gjort det hela betydligt enklare att uppnå. Tipsen går ut på att du ska ha en arkiv-mapp i din mail, dit du (med hjälp av en regel) kopierar ALLA inkommande mail. Det här är otroligt viktigt, eftersom du då alltid har en kopia på mailen, ifall du skulle komma på att du tagit bort något du behövde.

Nummer två är att skapa en mapp för saker du behöver ha kvar, jag har en jag kallar för Sparat kort och gott. Dit kan du flytta saker du behöver ha koll på, men som inte kräver din uppmärksamhet hela tiden.

Spara också mappar för diverse projekt, eller kunder, eller annat, där du behöver samla kommunikation. Dit kopierar du alla mail som rör det projektet/den kunden när du hanterat innehållet.

Jag har också en speciell mapp för nyhetsbrev som jag prenumererar på för att jag vill kunna läsa dem när jag har tid. Dessa har jag en regel för, så de kopieras dit automatiskt.

Sen är arbetsflödet att det som ligger i inboxen är sådant du aktivt jobbar med. Oläst betyder oläst, och när du arbetat klart med ett mail så flyttar du det till lämplig mapp, alternativt tar bort det. Det måste inte vara tomt i inboxen, jag har tre mail där just nu, men så snart du är klar med dem ska de bort. Tre mail, och inget av dem olästa orsakar mindre stress och oreda.

Kalender

Använd en kalender! Jag ska erkänna att jag är rätt dålig på det här själv, men jag försöker verkligen. Det mesta jag ska göra åker in i min kalender, och så gör jag det på avsatt tid. Jag har stående tider för sånt jag gör återkommande, det här blogginlägget skrivs mellan 19 och 20 på söndagar till exempel (nå, klockan är just nu 17.20 men det är för att det blir hockey ikväll).

Det som står i kalendern ska respekteras, det ger lugn och ordning. Jag vet vad som ska göras och när det ska göras, och jag har avsatt tid nog för att göra det. Tyvärr är det lätt att missa saker som att laga mat, och äta, när det inte står i kalendern, och därför boka in andra saker på tider som lämpar sig bra för till exempel middag.

Möten

För det första, undvik möten! Det mesta går att lösa med ett mail, eller ett sms. För de fall det faktiskt behövs ett möte, så använder jag en mötesbokning från HubSpot. Den integrerar både med min kalender, och med Zoom, så det går inte att boka möten när jag har annat i kalendern, och möten läggs automatiskt till. Dessutom får både jag och den som bokat mötet en Zoom-länk via mail, dit vi kan koppla upp när det är dags för mötet. Det fungerar otroligt smidigt måste jag säga.

HubSpot

På tal om HubSpot, så använder jag det för att hantera mailkommunikation också. För skivbolagets officiella mail. Det har inbyggt stöd för Inbox Zero, och jag kan koppla flera mailadresser till en kontakt, och enkelt hitta alla konversationer för en kontakt. Det är framför allt ett fantastiskt verktyg när man har säljkommunikation, vilket jag väldigt sällan har, men det hjälper mig mycket ändå. Jag har gratisvarianten, och om man betalar kan man få ännu mer hjälp. Det integrerar också med Facebook, så jag hanterar meddelanden till skivbolagets facebooksida där också.

Microsoft Teams

Jag försöker hålla all intern kommunikation i skivbolaget via Teams. Vi har olika team och kanaler, och det fungerar bra att hålla ihop kommunikationen, speciellt med grupper. Fildelningsfunktionen är väldigt användbar också, och jag utforskar lite projektledningsverktyg för att göra lite planer, kring releaser osv.

Later

Jag använder en tjänst som heter Later för att schemalägga inlägg i sociala medier. Det gör att jag kan sätta mig och schemalägga hela veckans inlägg på en gång, och på så vis effektivisera. Det gör det också lättare att planera en bra närvaro i sociala medier, vilket ju är extremt viktigt. Det här kostar en hel del pengar, men med tanke på hur mycket det underlättar är det helt klart värt.

Canva

Det senaste tillskottet i min verktygslåda heter Canva, och är ett verktyg för att skapa (och samarbeta kring) grafik. Det har några väldigt intressanta funktioner, redan i gratisvarianten, som jag kör. Det är lätt att skapa animationer/video, men betydligt mer begränsat än Adobe After Effects som jag också använder. Om man betalar för sig kan man också schemalägga sina kreationer i sociala medier, samt en hel del färdiga mallar och andra bra funktioner, vilket fått mig att fundera på om jag ska betala för detta och lägga ner Later.

Adobe After Effects

Att använda Adobe After Effects har egentligen inte så mycket med effektivisering att göra, det är ett otroligt kompetent program som man kan göra i princip vad som helst i. Däremot har jag en del mallar jag jobbar med vilket gör det rätt smidigt ändå.

Jag hoppas du tyckte det här var intressant. Har du frågor kring något av detta, eller tips på andra sätt att effektivisera, skriv en kommentar här nedanför!